학교 업무 문서와 파일 관리 아이디어 ver.2

 <<문서와 파일 관리는 담비노트로>>

 예전에는 당연히 컴퓨터 폴더로 관리를 했지만 10여년 전부터 업무량이 지나치게 많아지게 되어 폴더식 관리로는 나의 자유시간을 충분히 누릴 수 없었다. 이건 정말 말도 안 된다. 나는 어떻게 해서든지 여유시간을 확보하기 위하여 효율적인 파일 관리 시스템을 마련하기로 결심했다.

 

 이것 저것 사용을 해봤지만 담비노트가 나에게는 최고의 도구였다. 내가 어떻게 관리를 하는 지 자세하게 적어 보려고 했으나 어짜피 이 글은 아무도 읽지 않을 것이기 때문에 대충만 기록하련다.

 

 0. 문서 정리의 기본 원리는 모든 것을 한 곳에서 보관한다는 것이다. 그래야만 여기저기 찾아다니지 않는다. 일부는 캐비넷에, 일부는 컴퓨터 파일로, 일부는 출력된 종이 문서로, 이런 식으로 따로 따로 보관하면 얼마 지나지 않아 더 이상 찾을 수 없게 된다. 그러다가 정말 중요한 문서를 버리기도 한 경험들이 다들 한 번씩은 있지 않나? 나만 그랬나? ㅎㅎ

 

어쨌든 모든 것을 한 곳에서 관리하기 위해 에버노트, 원노트 등을 사용해 보았으나 결국 정착한 것은 담비노트이다. 담비노트는 윈도우에서만 작동되기 때문에 불편한 점도 분명히 있기는 하지만, 개인시간 확보를 위해서 일은 직장에서만 한다는 원칙을 세운다면 오히려 이것이 장점이 되기도 한다. 클라우드와 동기화를 거치지 않기 때문에 보안 면에서도 속도 면에서도 담비노트가 좋다.

 

내 경우는 1기가짜리 외장형 ssd를 구입하여 담비노트를 외장형 ssd 안에 넣어놓고 사용한다. 그리고 모든 것들이 담비노트 안에 들어 있기 때문에 윈도우가 있는 컴퓨터만 있으면 언제든지 업무가 가능하다.

 

자, 그러면 본격적으로 나의 노하우를 살펴보도록 하자.

 

 1. 준비물 : 외장형 ssd, 담비노트, 문서보존용 표지

 

 2. 시작 : 담비노트는 컴퓨터에 설치하지 않고 ssd에 옮겨놓는다. 그래야 어디 가서든 똑같은 환경에서 업무를 볼 수 있다. 담비노트는 트리구조의 문서를 생성할 수 있으며 문서 안에 파일을 떨구어 놓으면 파일은 ssd 안에 복사가 되고, 자동으로 링크가 생성되기 때문에 매우 빠르고 직관적으로 문서와 파일 정리가 가능하다.

 

 3. 외장형 ssd 안에는 임시폴더를 하나 만든다. 이제 새롭게 다운받은 파일이나, 만들어진 문서 등은 모두 이 ssd 안의 임시폴더에 들어간다. 이렇게 하면 학교에서든, 집에서든 똑같은 환경이 구축된다. 바탕화면에 임시파일을 만들지 않는 것 만으로도 많은 문제가 해결되었다. 임시폴더에서 작업한 파일은 담비노트 문서로 옮길 때마다 바로바로 삭제하여 중복으로 인한 혼동이 생기지 않도록 한다.

 

4. 오늘은 학습지 파일을 하나 만들었다. 헷갈리니까 임시폴더에 넣어 둔 파일은 담비노트에 문서를 하나 만들어서 떨구어 놓는다. 파일에 메모를 추가할 수 있어서 매우 좋다. 이게 문서 안에 파일을 링크시킨 모습이다. 링크를 클릭하면 파일이 열린다. 이제 탐색기를 열어서 파일을 찾는 게 아니라 담비노트에서 링크를 클릭하면 된다.

 

5. 그냥 이렇게 새롭게 문서를 계속 만들기만 하면 된다. 필요하면 검색해서 찾으면 된다. 폴더를 체계적으로 관리할 필요가 없어서 아주 편하다. 그러니까 폴더 안에 폴더 안에 폴더를 만드는 것이 아니라 문서를 하나 만들고 파일을 넣어 놓은 다음, 파일에 대한 메모나 쪽지를 작성하면 나중에 쉽게 검색이 가능하다.

 

이게 정말 좋은게 뭐냐면 내가 원하는 대로 링크를 분류하고 재가공할 수 있고, 링크를 복사해서 다른 문서에 넣어둘 수도 있기 때문에 내 입 맛에 맞게 정리하는게 가능하다는 것이다.

 

예를 들어서, 내 경우에 '인건비' 문서는 영어과 업무이기도 하지만 학생과 업무이기도 하다. 이런 경우에 태그를 달아서 해결할 수도 있지만 나는 그냥 필요할 때 같은 링크를 복사해서 여기저기에 놓는다. 파일이 변경되면 어디서든 모두 똑같이 변경되기 때문에 이것저것 신경 쓸 필요가 없다.

 

6. 그런데 자주 참조하는 문서들을 계속해서 검색할 수는 없는 법. 그건 너무 비효율적이잖아! 즐겨찾기 문서를 하나 만들어서 아까 만들어둔 문서들을 링크시켰다. 이제 한결 편해졌다. 링크를 클릭하면 생성해둔 문서로 바로 갈 수 있다. 각 문서들을 링크로 만들어서 한 페이지에 넣어둔 화면이다. 인터넷 주소도, 파일도, 문서도, 폴더도 이런 식의 링크로 관리가 가능하다는 것은 아주 큰 장점이다. 이제 내 파일들이 어디에 있는지 한 페이지에서 확인이 가능하다!!

 

7. 이제 남아 있는 것은 출력된 인쇄물과 책자의 정리 문제다. 인쇄된 프린트물을 보존해야 할 필요가 있을 때가 있다. 예전에는 하나하나 스캔을 해서 담비노트에 넣어두었었는데 처음에는 그럴 듯 하지만 몇 달 지나면 불편해서 사용이 안 된다. 게다가 애들 반성문이나 수행평가 답안지 등 학교에서는 이런 저런 문서들이 많이 생기게 마련이다. 이것들도 양이 많아지게 되면 분명히 어디에 두었는지 찾는데 시간이 많이 걸린다. 어떤 경우에는 못 찾아서 다시 만드는 경우도 정말 많다.

 

이 경우에는 번호 색인 시스템을 활용하면 한결 빠르고 정확하게 찾을 수 있다. 기본 개념은 컴퓨터에 목록을 만들어 두고, 목록을 보고 내가 원하는 자료를 찾는 것이다. 100개 이상의 문서도 어렵지 않게 찾아낼 수 있다.

 

학교에 남아 도는 문서보존용표지에 프린트물을 넣는다. 너무 두껍지 않다면 책자도 이렇게 번호를 매겨서 관리가 가능하다. 너무 두꺼운 것은 서류봉투를 이용해도 된다. 그리고 문서보존용 표지에 라벨지를 딱 붙이고 번호를 매긴다. 아래는 내가 9번이라고 번호를 매긴 문서이다.

 

8. 그리고 담비노트에 다음과 같이 정리를 해두면 내 문서 찾기 끝. 이제 어떤 문서가 어디에 있는지 바로 알 수 있다. 원래 이 목록을 출력해서 사물함 같은데 붙여 놓아도 되긴 하지만 모든 것을 한 곳에 넣지 않으면 결국은 너저분해지게 된다.

짠! 결국 모든 파일과 폴더 그리고 출력된 문서들을 담비노트 하나에서 관리하는 것이 가능해졌다. 이제 뭔가를 찾으러 여기 저기 뒤지지 않아도 된다. 그저 아침에 출근해서 담비노트를 열어 두면 만사 오케이!

 

이제 문서나 파일 찾는다고 시간 보내지 말고 담비노트를 활용하여 빠르게 일을 마치고 남는 시간에 좀 더 인간적인 일을 하도록 하자!