학교 서류 정리의 기술

메모는 불렛저널을 이용해서 정리가 되고 있는데 출력한 문서는 어떻게 관리하면 좋을까?

 

한 때 에버노트 등을 이용해서 검색이 가능하도록 하려고 했던 적이 있었지만 실패하고 말았다. 문서를 스캔하거나 사진을 찍어서 관리를 한다는 것은 개념적으로는 좋아보이는데 나의 일상은 그렇게 흘러가지를 않았다. 그렇게 가끔은 고민을 하고 가끔은 포기하면서 한참을 보내다보니 아주 실용적이고 돈도 들지 않는 방법을 만들어내었다.

 

일을 하다 보면 여러 가지 서류들이 쌓이게 마련이다.

내 경우는 다음과 같은 시스템을 구축하여 운영하고 있다. 컴퓨터의 폴더 관리와 비슷하다고 보면 된다.

 

내 서류는 크게 담임/교과/행정 으로 구분할 수 있다. 뭐 예쁜 플라스틱 상자를 이용해도 좋겠지만 학교에 널려 있는 서류봉투를 사용하면 꽤 효율적으로 정리를 할 수 있다. 그리고 플라스틱보다 유리한 점도 많다.

 

기본개념은 다음과 같다. 폴더를 만들고 - 파일을 넣고 - 최신순으로 조회가 가능하도록 한다.

 

1. 서류봉투를 항목별로 여러 개 준비한다. (컴퓨터의 폴더 만들기와 유사)

2. 각 서류봉투 속에 낱장 문서들을 넣고 봉투 표면에 어떤 문서가 들어가 있는지를 적는다. 문서가 업데이트 될 때마다 봉투에 메모를 추가해서 기록한다. (폴더 안에 파일을 넣는 것과 유사)

3. 낱장 문서들을 한 번 봉투에서 빼고 난 다음에 다시 넣을 때에는 가장 위 쪽에 넣는다. (파일 최신순으로 정리와 유사)

4. 문서가 완료되면 봉투에서 빼버리고 봉투에 적은 내용을 두 줄로 그어 완료한다.

5. 봉투 역시 사용하고 나면 가장 위쪽에 올려두어 자주 사용하는 봉투가 위쪽에 오도록 한다.

 

이런 식으로 쓰고 버릴 것들은 노란색 서류봉투를 이용해서 관리를 하고, 연말에 보관을 해야할 필요가 있는 문서들은 비닐이 많이 들어가 있는 클리어 파일에 넣어둔다. (사실은 그 정도로 보관해야 하는 것들은 많지 않다. 내가 보관하는 것들은 아이들이 써준 예쁜 편지, 사진 등이 대부분이다. 나머지는 과감하게 버린다.)